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Text File  |  1993-02-17  |  6.1 KB  |  134 lines
  1.  
  2. CURRENT MEETING REPORT
  3.  
  4.  
  5. Reported by Robert Enger/Contel
  6.  
  7. MINUTES
  8.  
  9.  
  10. The NOCtools working group session was held on Wednesday morning,
  11. November 1st, during the recent Hawaii IETF meeting.  In addition, a
  12. joint UserDoc/NOCtools meeting was held that afternoon.  Attendance was
  13. larger than noted above; a complete attendee list was not available at
  14. the time of this writing.  A notable absentee was co-chair Bob Stine of
  15. Sparta who was not able to attend this meeting.
  16.  
  17. Morning discussions included catalog re-organization and index design.
  18. It was suggested that the catalog be restructured, placing the tutorial
  19. as an appendix at the end, and adding a table indicating which keywords
  20. apply to which tools.  Considerable controversy arose over catalog
  21. entries which contained multiple commands.  The question was "how does
  22. one find a command by name, if the the entry containing multiple command
  23. names can appear only once in the (alphabetically organized) catalog".
  24. The group is reluctant to introduce a page number based index, because
  25. of the associated difficulty in making catalog updates.  The members
  26. agreed to suggest to Bob Stine (the "book boss") that the two entries
  27. containing multiple command names be broken down into multiple entries,
  28. each containing one command (similar to the rest of the catalog
  29. entries).  Bob has rejected this suggestion because he feels it will
  30. cause too much expansion and redundancy in the catalog.
  31.  
  32. Concurrent with the index design (table concept) was a discussion of the
  33. physical limitations of the table.  Many of the problems result from the
  34. desire to make the document usable in a manual, off-line mode.  To this
  35. end, it was decided that the table's ultimate horizontal size should be
  36. limited to two pages, so that an entire line can be viewed
  37. simultaneously on two adjoining pages (eg left and right side of a
  38. book).  This in turn limits the number of keywords that can be listed in
  39. the table.  One suggestion from the attendees was to anticipate future
  40. space problems by eliminating the "environment" (target
  41. hardware/software platform) keywords from the table to conserve space.
  42. Since there are currently no space problems it was decided to list the
  43. entire set of keywords across the top of the table.
  44.  
  45. During the morning meeting we also made numerous corrections to the
  46. text, as well as adding text to improve clarity and ease of use.  We
  47. also acquired a new catalog entry:  HyperMib, a HyperCard based tool
  48. allowing one to inspect the text of the MIB specification documentation,
  49. as well as a few new keywords.
  50.  
  51. Bob Stine reminds me to point out that, excepting the multiple-command
  52. entry suggestion, all other suggestions should now be reflected in the
  53.  
  54.                                    2
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61. current draft.  So, please review the current draft, and feel free to
  62. make additional suggestions or corrections.
  63.  
  64. After lunch, the joint UserDoc/NOCtools session was held.  Discussion
  65. ranged widely from specific suggestions for product improvement to
  66. general questions of publicity, technical assistance, and distribution.
  67. We were joined by Dave Crocker, NOCtools' area director, and received
  68. cameo appearances from other luminaries too.
  69.  
  70. Specific suggestions for NOCtool catalog improvement included:
  71.  
  72.  
  73.    o Continuing the working group beyond publication of the first draft.
  74.      This would allow the group to:
  75.       -  handle the expected volume of "me too" submissions
  76.       -  formulate written policy for document up-keep
  77.       -  locate an entity capable of assuming the update chores.
  78.    o It is expected that a second edition of the catalog will be
  79.      published when the group disbands, probably around June.
  80.    o Tighten catalog entry format specifications, so that future entries
  81.      will be submitted in near-perfect form, reducing the work load on
  82.      the entity assuming update chores.
  83.    o Add some means of determining the "freshness" of a catalog entry,
  84.      and consider whether entries should be removed.  Suggestions:
  85.       -  Shelf life/expiration date
  86.       -  Date of initial insertion
  87.       -  Date of last update.
  88.    o The suggestion which received the most support was the one
  89.      recommending the addition of a "last update" date.
  90.    o Before public announcement of the first edition, it was recommended
  91.      that notification be sent to the IETF mailing list.  This would
  92.      provide entry-suppliers with a last opportunity to inspect the
  93.      document before it goes public.
  94.  
  95.  
  96. Gary Malkin volunteered to write the statement of work detailing the
  97. duties of the entity that assumes catalog update responsibility.
  98.  
  99. General discussions of import to NOCtools concerned the idea of trying
  100. to reduce the "administrative" or "procedural" load on working groups
  101. that produce documents.  One suggestion was to elicit the assistance of
  102. professionals in the field, librarians.  It was observed that library
  103. science is interested in learning how to utilize modern technology, and
  104. that perhaps the IETF (UserDoc?)  could form a joint-research
  105. relationship with one of the schools.  This would provide the IETF with
  106. valuable technical assistance in the area of document preparation,
  107. layout, etc, as well as professional assistance in the area of on-going
  108. document up-keep.  It was agreed by most of the attendees that the IETF
  109. will be faced with more and more "living documents" (those requiring
  110. periodic update) as time goes on.  Alternatively, it was suggested that
  111. the IAB/IETF approach the funding agencies with a request for money to
  112. pay for a full time document update and distribution service.
  113.  
  114. On the subject of publicity a number of attendees suggested other groups
  115. that should be contacted and notified of the existence of the documents.
  116. Conversation then went on to include suggestions for closer working
  117. relationships with parallel organizations in the Bitnet and uucp worlds.
  118. It is believed that each group has much to offer the others.
  119.  
  120. A mailing list, noctools@merit.edu, has been established for the working
  121. group.  As usual, requests to join the list should be directed to
  122. noctools-request@merit.edu.
  123.  
  124. ATTENDEES
  125.  
  126. Karen Bowers
  127. Robert Enger
  128. Steven Hunte
  129. Gary Malkin 
  130. Keith McCloghrie 
  131. Karen Roubicek 
  132. Mary Stahl 
  133.  
  134.